เพื่อนๆเคยสงสัยกันไหมว่าตำแหน่งแอดมินทำอะไร ที่เราทำอยู่ใช่ตำแหน่งเราไหม ก่อนอื่นต้องกล่าวคำว่าสวัสดีค่ะพบกันอีกแล้วกับ internth นะคะเช่นเคยค่ะเรามีบมความดีๆมาฝากเพื่อนอีกแล้วอย่างที่เกริ่นไปข้างต้น เพื่อนๆเคบสงสัยกันไหมคะถ้าสงสัย เรามาไขข้อข้องใจไปพร้อมกันเลยค่ะ
เป็น แอดมิน (Admin) ต้องทำอะไรบ้าง ?
ตำแหน่ง Admin หรือ Administrator เป็นตำแหน่งที่สำคัญในองค์กรซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบหลากหลายเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานประจำวันของบริษัท งานของ Admin ครอบคลุมทั้งงานด้านเอกสาร การประสานงาน และการจัดการทั่วไป โดยบทบาทหน้าที่ของ Admin สามารถแบ่งออกได้ดังนี้
บทบาทและหน้าที่ของแอดมิน (Administrator)
ตำแหน่ง Admin หรือ Administrator เป็นตำแหน่งที่สำคัญในองค์กร เพราะมีบทบาทในการสนับสนุนงานประจำวันของบริษัทอย่างรอบด้าน โดยสามารถแบ่งหน้าที่หลักๆ ได้เป็น 3 ด้านดังนี้
1. งานด้านเอกสารและการจัดการข้อมูล
งานในส่วนนี้ถือเป็นหน้าที่หลักของแอดมิน เพราะเอกสารเป็นหัวใจของการจัดการภายในองค์กร
- การจัดทำเอกสาร: รวมถึงการพิมพ์เอกสารต่างๆ เช่น หนังสือราชการ บันทึกข้อความ ใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อ การถ่ายเอกสาร และการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบภายหลัง
- การจัดการข้อมูล: รับผิดชอบในการลงข้อมูลที่สำคัญลงในระบบของบริษัท เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลลูกค้า รายงานการขาย หรือสต็อกสินค้า โดยอาจใช้ทั้งไฟล์ Excel, Google Sheets หรือระบบ ERP ภายในองค์กร
- การจัดทำรายงาน: แอดมินต้องจัดทำรายงานสรุปข้อมูล เช่น รายงานประจำวัน รายงานประชุม รายงานยอดขาย เพื่อส่งให้ผู้บริหารหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องใช้ในการตัดสินใจ
แอดมินที่เก่งต้องจัดเก็บเอกสารและข้อมูลให้ปลอดภัย ถูกต้อง และเป็นระบบเสมอ
2. การประสานงานภายในและภายนอกองค์กร
การสื่อสารคือทักษะสำคัญสำหรับแอดมิน เพราะต้องเชื่อมโยงคนหลายฝ่ายให้เข้าใจตรงกัน
- การติดต่อสื่อสาร: ติดต่อกับพนักงานในแต่ละแผนก เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี หรือฝ่ายไอที รวมถึงการประสานงานกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือผู้ให้บริการภายนอก เช่น ช่างซ่อม อีเวนต์ หรือบริการจัดส่ง
- การจัดการนัดหมาย: จัดตารางเวลาประชุมของผู้บริหาร นัดหมายกับลูกค้า หรือการจองห้องประชุม รวมถึงการเตรียมเอกสารและอุปกรณ์ที่จำเป็นก่อนประชุม
- การต้อนรับแขก: แอดมินมักเป็น "หน้าด่านแรก" ของบริษัทในการต้อนรับลูกค้า แขก หรือผู้สมัครงาน ให้ข้อมูลเบื้องต้น และอำนวยความสะดวกต่างๆ
ใครที่เป็นคนมนุษย์สัมพันธ์ดี พูดจาไพเราะ มีความกระตือรือร้นเหมาะกับงานนี้มาก
3. การจัดการงานทั่วไปในสำนักงาน
แอดมินเปรียบเสมือนผู้ช่วยจัดการทุกเรื่องเบื้องหลังให้สำนักงานดำเนินไปอย่างราบรื่น
- การจัดซื้อจัดจ้าง: รับผิดชอบการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน เช่น กระดาษ ปากกา เครื่องเขียน และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ รวมถึงการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายเจ้าเพื่อลดต้นทุน
- ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงาน: ตรวจสอบความสะอาดของพื้นที่ทำงาน ห้องประชุม รวมถึงดูแลเรื่องเล็กๆ ที่หลายคนมองข้าม เช่น ตรวจเช็คไฟฟ้า เครื่องปรับอากาศ โทรศัพท์ หรืออินเทอร์เน็ตให้ใช้งานได้ตลอดเวลา
- สนับสนุนงาน HR: ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลในเรื่องต่างๆ เช่น การพิมพ์สัญญาจ้าง การจัดเตรียมแฟ้มข้อมูลพนักงานใหม่ หรือแม้กระทั่งช่วยประสานงานเรื่องการฝึกอบรมและกิจกรรมภายในบริษัท
แอดมินมือโปรจะช่วยลดภาระของหลายฝ่าย ทำให้ทั้งสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง Admin
ใครที่อยากสมัครงานแอดมิน ลองมาเช็กกันค่ะว่าเรามีคุณสมบัติเหล่านี้หรือยัง? ถ้ามีครบหรือพัฒนาให้ดีขึ้น รับรองว่าคุณจะกลายเป็นแอดมินมือโปรที่หลายบริษัทต้องการแน่นอน
- การจัดการเวลา: วางแผนและลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถรับมือกับหลายงานที่เข้ามาพร้อมกันได้ เช่น งานเอกสาร งานประชุม และการประสานงานต่าง ๆ โดยไม่ตกหล่น
- ทักษะการสื่อสาร: ฟัง พูด อ่าน เขียน ได้ดี มีความชัดเจนและสุภาพ สามารถสื่อสารกับคนหลากหลายระดับได้อย่างเข้าใจง่าย ทั้งกับเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์
- ใช้โปรแกรมสำนักงานคล่อง: โดยเฉพาะโปรแกรม Microsoft Office เช่น Word (พิมพ์งาน, ทำบันทึก), Excel (สรุปข้อมูล, ทำกราฟ), PowerPoint (นำเสนอข้อมูล) และหากใช้งาน Google Workspace ได้ด้วยก็จะเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานร่วมกัน
- ความละเอียดรอบคอบ: ตรวจสอบข้อมูลหรือเอกสารอย่างรอบคอบก่อนส่งเสมอ เพื่อป้องกันความผิดพลาดเล็กๆ ที่อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ เช่น ตัวเลขผิด, ชื่อผิด, หรือส่งไฟล์ผิด
- แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้: มีไหวพริบในการรับมือกับสถานการณ์ไม่คาดฝัน เช่น เอกสารหาย เครื่องพิมพ์เสีย หรือการเลื่อนนัดประชุมกะทันหัน ต้องตั้งสติและหาวิธีแก้ไขได้อย่างมืออาชีพ
หากคุณมีคุณสมบัติเหล่านี้ หรือกำลังพัฒนาอยู่ อย่าลังเลที่จะก้าวเข้าสู่สายงานแอดมินนะคะ เพราะนี่คืองานที่มีโอกาสเติบโตและทักษะสามารถต่อยอดไปสู่สายงานอื่นๆ ได้อีกมากเลยค่ะ
อยากเป็นแอดมินต้องเรียนสายอะไร
ใครที่อยากเตรียมตัวตั้งแต่เรียน หรือกำลังวางแผนเปลี่ยนสายงาน มาดูกันว่า "แอดมิน" เหมาะกับคนเรียนสายไหนบ้าง
- สายบริหารธุรกิจ
เช่น บริหารทั่วไป, การจัดการ, การตลาด หรือธุรกิจระหว่างประเทศ เพราะเรียนรู้เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร การสื่อสารในบริษัท และการจัดการทรัพยากร - สายเลขานุการ/อาชีวศึกษา
เน้นการฝึกทักษะการจัดการเอกสาร การประสานงาน และการใช้โปรแกรมสำนักงาน ซึ่งตรงกับงานแอดมินโดยตรง - สายบัญชีและการเงิน
หากต้องรับผิดชอบเรื่องการเงินเบื้องต้น เช่น เบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในออฟฟิศ หรือสรุปยอดรายเดือน การมีพื้นฐานบัญชีจะเป็นข้อได้เปรียบ - สายมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์
เช่น รัฐศาสตร์ สารสนเทศ หรือภาษาอังกฤษ เหมาะกับงานที่ต้องติดต่อประสานงานกับคนหลากหลาย ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
สายไหนก็เป็นแอดมินได้ ขอแค่คุณมีใจรักการจัดการ ชอบความเป็นระเบียบ และพร้อมเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ เสมอ
อยากเป็นแอดมินต้องฝึกทักษะด้านไหน
นอกจากวุฒิการศึกษาแล้ว การฝึกทักษะที่ตรงจุดก็สำคัญมาก มาดูกันว่าใครที่อยากเป็นแอดมินมือโปรควรเริ่มพัฒนาตัวเองด้านไหนบ้าง
- ทักษะการใช้โปรแกรมสำนักงาน
เช่น Microsoft Word, Excel, PowerPoint และ Google Workspace เพราะเป็นเครื่องมือหลักในการจัดการเอกสารและข้อมูล - ทักษะการจัดการเวลาและความจำเป็นเร่งด่วน
ต้องสามารถวางแผน จัดลำดับความสำคัญของงาน และทำหลายอย่างพร้อมกันได้โดยไม่ผิดพลาด - ทักษะการประสานงานและการสื่อสาร
ไม่ว่าจะติดต่อเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร หรือภายนอกบริษัท ต้องสื่อสารได้อย่างชัดเจน สุภาพ และเป็นมืออาชีพ - ทักษะการจัดการเอกสารและระบบไฟล์
ฝึกการจัดเก็บเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา ทั้งแบบกระดาษและไฟล์ดิจิทัล รวมถึงการตั้งชื่อไฟล์ การแบ็กอัปข้อมูล และการส่งต่ออย่างเป็นระบบ - ทักษะด้านเทคโนโลยีพื้นฐาน
เช่น การใช้งานอีเมล การใช้อุปกรณ์สำนักงาน (เครื่องถ่ายเอกสาร ปริ้นเตอร์ ฯลฯ) หรือแม้แต่ระบบ CRM หากบริษัทมีใช้งาน
แนะนำให้ฝึกทักษะเหล่านี้ผ่านคอร์สออนไลน์ฟรี เช่น YouTube, Coursera หรือฝึกกับงานพาร์ทไทม์ เพื่อสะสมประสบการณ์ก่อนเข้าสู่สนามจริงค่ะ
สรุป
ตำแหน่ง Admin เป็นตำแหน่งที่มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร ด้วยหน้าที่หลากหลายและความรับผิดชอบที่ครอบคลุมการจัดการเอกสาร การประสานงาน และการจัดการงานทั่วไปในสำนักงาน การทำงานในตำแหน่งนี้ต้องการคุณสมบัติที่หลากหลายและทักษะที่หลากหลายเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์ต่อองค์กร หากเพื่อนๆสนใจตำแหน่งงานแอดมินอยู่ละก็ทางนี้เลยค่ะ internth.com ของเรามีงานแอดมินรอเพื่อนอยู่ ไม่ใช่แค่งานแอดมินนะคะเรายังมีงานอื่นๆด้วยนะ เพราะเราคือเว็บไซต์หางาน หาที่ฝึกงาน เว็บไซต์ที่รวมบริษ้ทที่ใช่กับงานที่ชอบให้เพื่อนอยู่ตรงนี้ค่ะ บทความเพิ่มเติม: ฝึกงานแอดมิน (Admin) ทำอย่างไร
