อยากเป็นเจ้าหน้าที่จัดซื้อ จะต้องทำอะไรเป็นบ้าง?

ตำแหน่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อ เป็นตำแหน่งงานที่เรียกได้ว่าแทบทุกบริษัทนั้นต้องมี เห็นได้จากที่หลายๆบริษัทนั้นประกาศ รับสมัครงานตำแหน่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อ หรือรับนักศึกษาฝึกงานจัดซื้อ เหตุผลก็เพราะ เจ้าหน้าที่จัดซื้อ เป็นคนที่รับผิดชอบในกระบวนการจัดหาวัสดุหรือสินค้าต่าง ๆ สำหรับองค์กรหรือบริษัทนั่นเอง โดยหน้าที่หลักของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ อาจจะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับขนาดหรือบทบาทของบริษัท แต่ที่หน้าที่หลักส่วนใหญ่แล้วจะหนีไม่พ้นหน้าที่ต่างๆดังนี้

ตำแหน่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อ มีหน้าที่อะไรบ้าง

1. วางแผนการจัดซื้อ

-  การวางแผนการจัดซื้อ เริ่มต้นด้วยการรับข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการขององค์กร ว่าจะซื้อสินค้าหรือบริการอะไร เมื่อไหร่และจำนวนเท่าใด โดยคำนึงถึงความต้องการและงบประมาณที่มีอยู่
-  กำหนดงบประมาณสำหรับการจัดซื้อ

2. ค้นหาผู้ขาย

- ทำการสรรหา และคัดเลือกผู้ขาย ที่มีความเหมาะสมทั้งคุณภาพสินค้า ราคา ให้ตรงกับความต้องการขององค์กร.
-  ตรวจสอบประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของผู้ขาย

3. การเจรจาต่อรอง

-  เจ้าหน้าที่จัดซื้อจะต้องรู้ถึงคุณภาพของสินค้าหรือบริการ และความเหมาะสมของราคา เพื่อเจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไขของการส่งมอบสินค้า และการจ่ายชำระ
-  เมื่อทำการเจรจาต่อรอง เจ้าหน้าที่จัดซื้อควรตระหนักถึงผลประโยชน์ขององค์กรเป็นหลักโดยเลือกเงื่อนไข ราคา ผู้ขาย ที่เหมาะสมที่สุด

4.การสั่งซื้อ

-  เมื่อเจรจาต่อรองเสร็จสิ้นแล้ว เจ้าหน้าที่จัดซื้อจะออกคำสั่งซื้อตามข้อตกลงจากผู้ขายที่เลือก
-  ตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อ และรายละเอียดสินค้า.

5.การติดตามการส่งมอบ

-  เจ้าหน้าที่จัดซื้อต้องตรวจสอบว่าสินค้าหรือบริการถูกส่งมอบตามเงื่อนไขและคุณภาพที่ตกลง
-  สามารถแก้ไขปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ในกรณีที่มีปัญหาได้อย่างรอบคอบ ทันเวลา (แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า)

6.การจัดการคลังสินค้า

-  เจ้าหน้าที่จัดซื้อมีบทบาทในการบริหารจัดการสินค้าหรือวัสดุที่เข้ามาในคลังสินค้าขององค์กร
-  รับผิดชอบในการจัดเก็บและจัดการสต็อคหรือคลังสินค้า

7.การบริหารความเสี่ยง

-  รับผิดชอบในการจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ เช่น ความเสี่ยงจากการสั่งซื้อสินค้าจากผู้ขายที่ไม่ได้รับการพิจารณาอย่างถูกต้อง
-  นำเสนอแนวทางในการลดความเสี่ยงเช่นการควบคุมคุณภาพและความเสี่ยงทางการเงิน

สรุปหน้าที่ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

     จะเห็นได้ว่าเจ้าหน้าที่จัดซื้อมีความสำคัญในการสนับสนุนความเรียบร้อยและประสิทธิภาพของการดำเนินธุรกิจของบริษัทโดยรวม ผ่านกระบวนการการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพและความรับผิดชอบในการบริหารจัดการทรัพยากรทางการเงินของบริษัท ดังนั้นแล้วใครที่อยากประกอบอาชีพเป็นเจ้าหน้าที่จัดซื้อ อย่าลืมฝึกฝนตัวเองให้มีความสามารถในการปฏิบัติงานให้ได้ตามหน้าที่ดังกล่าวด้วยนะคะ